档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。

第二条 本公益中心档案主要分为两类:社会组织文件档案与社会组织电子档案，按照实际工作进行记录并归档，

第三条 中心秘书处工作人员必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。

第二章  档案管理制度及职责

第四条 中心档案实习统一管理，分工负责。秘书处负责中心档案管理，并设专人负责;各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。

第五条 秘书处档案管理工作的职责:

1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度;

2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作;

3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作;

4、严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

第六条 各部门档案管理工作职责:及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年定期交至秘书处存档;如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。

第三章  档案管理

第七条 各部应做好档案材料的收集工作，提高立卷工作效率和案卷质量，是材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交秘书处。

第八条 秘书处的档案管理人员对各部送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及介绍材料。

第九条 检查核对:检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。发生下列情况，要及时进行核查，并及时补救:

1、 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后;

2、对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失;

3、 发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

第十条 各部门以中心名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后叫秘书处存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受秘书处的检查、指导。

第四章  文件材料的立卷归档

第十一 条:按照《文件材料的立卷归档》，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

第十二条 档案材料归档重点为:在完成其主要职能活动中形成的文件材料。

第十三条 归档案卷的种类:文书文件卷案，重大会议(活动)案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、分会(部门)活动案卷等。

第十四条 归档案卷质量要求:组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。

第十五条 立卷归档时间:档案立卷要求及时，文件形成后3天存档;事件结束后15 天交至秘书处入档。

第五章  档案的保管期限、鉴定和销毁

第十六条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。 

第十七条 对保管期满的档案，由中心理事领导，秘书处和监事组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

第十八条 档案销毁前，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

第六章  附则

第十九条 本办法由协会秘书处负责解释。

第二十条 本办法自2019年8月22日起执行

                                        杭州市上城区凤凰公益社会工作服务中心

                                                  2019年8月22日